29.5.2015 | Kategorie: Články

Jedním z hlavních projektů společnosti HSI, spol. s r.o. v oblasti systémů správy majetku v roce 2014 byla implementace systému AMI pro Východoslovenskou energetiku Holding a.s. (VSE Holding). V tomto článku bychom vám rádi představili rozsah celého řešení.


Správa budov a majetku neboli Space Management

Základem řešení je oblast space managemen­tu, tedy evidence budov a jednotlivých pro­stor VSE Holding se zaměřením na sledování obsazenosti jednotlivých prostor a interní přeúčtování nákladů. Tuto oblast pokrývají naše moduly AMI Budovy, Areály a Osoby a zaměstnanci. V rámci řešení se počítá s širo­kým využitím stávajících nebo customizova- ných reportů pro podporu tzv. SLA, tedy sledování kvality a nákladovosti služeb, např. úklidu nebo kosení trávy.

Základem pro úspěšnou implementaci space managementu jsou data. VSE Holding na­štěstí disponoval téměř kompletní výkreso­vou dokumentací jednotlivých budov a jejich vnitřních prostor ve formátu AutoCAD, takže jedním ze základních požadavků bylo zajiš­tění importu těchto dat. Konkrétně se jednalo o dočištění, zaplochování a import do data­báze, kde se tato data pak napojovala na os­tatní údaje importované většinou z excelových tabulek. Další doplňování a čištění datové zá­kladny pak už probíhá přímo v prostředí sys­tému AMI. Výsledkem je tedy kompletní dokumentace budov, místností a společných zařízení, která jsou prezentována i v grafické podobě tzv. floorplánů. Právě grafická pre­zentace usnadňuje orientaci a umožňuje si uvědomit souvislosti, které z textové či tabul­kové prezentace nejsou zřejmé.

V rámci space managementu se řeší i infor­mace o areálech potřebné pro řízení a správu činností souvisejících s venkovní údržbou, např. správa parkovacích ploch nebo zajištění údržby zeleně.
Významnou součástí řešení je implementace rozhraní na SAP, kde se primárně udržují data o organizační struktuře, nákladových střediscích, jednotlivých zaměstnancích apod. Tyto informace jsou pak využívány a zpraco­vány v systému AMI, např. při zpracování analýz využití a nákladovosti jednotlivých prostor. Systém AMI rovněž poskytuje infor­mace zpětně do SAP, a to formou účelových reportů.
Podpora procesů správy nemovitostí

Další důležitou oblastí řešení jsou moduly HelpDesk pro řešení požadavků údržby a ino­vovaný modul Rezervace, který řeší využívá­ní zasedacích místností včetně řízení interních nákladů na jejich pronájem a související služby. Modul Helpdesk poskytuje základní podporu procesům spojených se správou budov a ne­movitostí a v případě VSE Holdingu předsta­vuje jednotné místo, jehož prostřednictvím mohou zaměstnanci hlásit poruchy a závady, žádat o jejich odstranění, popř. objednávat další typy služeb, které poskytuje odbor sprá­vy nemovitostí. V rámci tohoto odboru pak systém AMI podporuje pracoviště dispečera, který řídí realizaci jednotlivých prací, přidě­luje pracovní příkazy příslušným technikům nebo spolupracujícím složkám. Pro některé typy požadavků je přidělování automatizo­vané. Součástí modulu HelpDesk je i podpora sledování termínů a kvality řešení jednotlivých požadavků, nástroje pro plánování a reporting o kvalitě a termínech. Samozřejmostí jsou i notifikace upozorňující pracovníky na nové úkoly nebo informující žadatele o stavu reali­zace jeho požadavku.

Druhým modulem z oblasti podpory procesů je modul Rezervace, který byl základním způsobem přepracován tak, aby umožňoval využití mobilních aplikací (pro tablety a smart-phony), a v projektu VSE Holdingu má svojí provozní premiéru. Jak už název napovídá, modul umožňuje řízenou rezervaci zaseda­cích místností včetně požadavků na catering nebo související služby, poskytuje přehledy o jejich využití a poskytuje podporu pro in­terní přeúčtování nákladů. Součástí řešení je i integrace na aplikaci Microsoft Outlook, kam jsou údaje o jednotlivých rezervacích automatizovaně přenášeny, což se využívá např. při distribuci pozvánek najednání.

V současné době je systém AMI naimplementován pro oblast space managementu a bylo pro nás příjemným překvapením, že po úvod­ním zaškolení se zákazník rozhodl zkrátit fázi testovacího provozu a nyní již pracuje se sys­témem v ostré provozní verzi. Zároveň pro­bíhá pilotní provoz nadstavbových procesních modulů Helpdesk a Rezervace s cílem ověřit správné nastavení procesů a doladit organi­zační zajištění jednotlivých aktivit.

Michal Hamouz,
obchodní ředitel HSI, spol. s r. o.


Publikováno v časopise FACILITY MANAGER dne 5. 6. 2014