25.6.2015 | Kategorie: Články

Stavba, budova, pozemek, parcela… KN, RN, GIS, SAP (AM, FI, PS, DMS)… smlouva, nájem, pronájem k nemovitostem… co všechno je v terminologii PRE nemovitost? Jaké smlouvy evidovat? Jaké podnikové procesy mají nějakou (a jakou) souvislost s nemovitostmi?… Toto všechno a ještě mnoho dalšího bylo předmětem analýzy začátkem roku 2014 a nyní, po měsících intenzivní práce vývojářů, týmu HSI a projektového týmu PRE, dalo vzniknout novému systému evidence „JEN".


VÝCHOZÍ STAV a POŽADAVKY NA NOVÝ SYSTÉM

Stávající systém zastarával a nepodporoval nové procesy.

Léta využívaný systém na evidenci nemovitostí („starý JEN") začal morálně zastarávat. Již plně nevyhovoval novým požadavkům a nepodporoval nové procesy, které byli uživatelé a správci dat nuceni řešit separátně mimo tento systém. Vznikly oddělené evidence,které často obsahovaly duplicitní data a uživatelé si je mezi sebou předávali ve formě excelových tabulek, které postrádaly jednotnou strukturu a jednoznačný popis dat.

Neexistovala provázanost a kontrola s daty o nemovitostech a smlouvách v systému SAP. Vznikaly nekonzistence mezi evidencemi uživatelů a evidencemi v programu SAP. Bylo stále náročnější tvořit jakékoliv reporty.

Hlavními požadavky na inovovaný systém byla provázanost jednotlivých evidencí a aktuálnost dat. Uživatelé budou mít k dispozici jednotnou evidenci (pro společnosti Pražská energetika, a.s., PREdistribuce, a.s., PREměření, a.s.), nebudou muset zadávat data duplicitně do více systémů a systémy budou spolu komunikovat, data si předávat a aktualizovat.

ŘEŠENÍ

Základem řešení je integrace do GIS a provázání se systémy SAP.

Jako základ řešení byla zvolena integrace do GIS, která zajišťuje provázanost s grafickými daty nemovitostí RÚIAN, grafikou technických staveb PREdistribuce či věcnými břemeny evidovanými v GIS. Uživatelé tak mají možnost prohlížet nad mapou kromě umístění nemovitostí i např. v ortofotomapě stav a okolí pozemků, které jsou předmětem jejich zájmu např. z důvodu zjišťování zastavěné plochy pozemku pro daňové účely aj. a mají přístup k aktuálním referenčním datům registru územní identifikace, adres a nemovitostí – RÚIAN.

Integrace do GIS by jistě sama o sobě byla určitým zlepšením oproti výchozímu stavu, nicméně důležitým a pravděpodobně pro uživatele nejpřínosnějším bodem řešení je provázanost se SAP. Vzniklo rozhraní na systémy SAP, které funguje obousměrně: uživatelé založí v JEN např. smlouvu o věcném břemenu, a ta se automaticky založí i v SAP DMS. Pokud se aktualizují v SAP DMS údaje o smlouvě, vše se uloží i do JEN a uživatelé mají k dispozici aktuální a jednotná data přehledně v jedné evidenci.



CO JE PŘEDMĚTEM EVIDENCE?

Nový JEN se skládá z pěti vzájemně provázaných evidencí PRE, evidence dat KN a z rozhraní na SAP (AM,FI, PS, DMS).

Rozhraní SAP zajišťuje:

Zakládání smluv z JEN do SAP DMS, aktualizaci údajů ze SAP AM, FI, PS
do JEN, aktualizaci údajů z JEN do SAP PS, prokliky z JEN do webového rozhraní SAP
s možností editace dat v SAP pro uživatele s potřebnými oprávněními pro přístup a editaci v SAP.


Evidence PRE zahrnují:

  • Smlouvy – údaje o majetkoprávních vztazích, s výjimkou nájmů a pronájmů, k nemovitým věcem ve vlastnictví Skupiny PRE a třetích osob, a to smlouvy o zřízení věcného břemene, včetně smluv o zrušení věcného břemene; kupní smlouvy; směnné smlouvy; darovací smlouvy; dohody o umístění zařízení distribuční soustavy; jiné dohody, vyvlastnění, dražby
  • Pozemky – údaje o parcelách ve vlastnictví Skupiny PRE
  • Stavby – údaje o budovách ve vlastnictví Skupiny PRE a budovách ve vlastnictví třetích osob, pokud jsou v nich umístěny energetické stavby a o energetických stavbách
  • Nájmy – údaje o nájemních a podnájemních vztazích k nemovitým věcem s výjimkou pronájmů
  • Pronájmy – údaje o nájemních a podnájemních vztazích k nemovitým věcem s výjimkou nájmů

Data KN zahrnují:

  • Údaje o parcelách a budovách KN na území hl. města Praha, obce Roztoky a dalších katastrálních území např. s fotovoltaikou PREměření

FUNKCIONALITY

Jak již bylo řečeno, JEN je integrován do GIS PRE a je jeho rozšířením, které zajišťuje plnění následujících funkčních okruhů:

Zobrazování dat dotčených agend – přehledové formuláře:

  • napříč datovými zdroji (JEN, SAP, RUIAN, GIS)
  • podpora stránkování
  • v uživatelském rozhraní i jako soubory MS Excel
  • uživatelská konfigurovatelnost zobrazovaných polí, možnost jejich reorganizace

Vyhledávání v datech

  • specifikace vyhledávacích kritérií napříč dotčenými datovými zdroji (JEN, SAP, RUAIN, GIS)

Editace číselníků

Formuláře pro editaci vybraných údajů při zobrazení detailu

  • podpora našeptávání adres/parcel z RUIAN
  • propsání vybraných údajů do externích systémů


Rozesílání notifikací souvisejících s agendami mezi uživatele

  • včetně podpory konfigurace skupin uživatelů pro účely hromadného zasílání

Tvorba zvláštních reportů

  • hlídání termínů - výpis blížících se termínů smluv z evidence nájmů
  • kontrola geometrických plánů (GP), kontrola přiřazených čísel geometrických plánů k věcným břemenům na KDS
  • Synchronizace změn dat RÚIAN, KN
  • změna v datech RUIAN/VFK (např. číslo parcely, vlastníci) je automaticky reflektována v JEN
  • probíhá na pozadí, o změnách jsou však uživatelům JEN generovány reporty

Evidence změn v datech

  • všechny editační operace jsou zaznamenávány (kdo, kdy, co)
  • údaje o změnách lze v uživatelském rozhraní zpětně prohlížet
  • nejde o udržování historie, slouží primárně pro auditní účely

PŘÍNOSY
  • Zefektivnění práce
    Uživatelé nemusí data zadávat duplicitně do více systémů.
  • Snížení chybovosti
    Systémy spolu automaticky komunikují a data si předávají.
  • Úspora času
    Automatizované propojení systémů JEN a SAP.
  • Lepší práce s daty
    Uživatelé mají stále k dispozici aktuální a jednotná data přehledně v jedné evidenci.
  • Vizualizace dat
    Provázanost s grafickými daty nemovitostí RÚIAN.
NASAZENÍ NA PRODUKCI

Podmínkou k uvedení nového JEN do produktivního provozu byla i aktualizace podnikové normy PRE k JEN, která stanovuje povinnosti jednotlivých správců dat, a zajišťuje tak plnění dat do systému a jejich aktuálnost. Norma byla aktualizována a nasazení JEN do produktivního provozu proběhlo 10. 4. 2015.

Mgr. Lucie Malíková,
analytik, konzultant