HSI, spol. s r. o. Praha - JISTOTA A KVALITA IT ŘEŠENÍ

Správa majetku a pronájmy prostor v Technopol Servis, a. s.

Případová studie 

PROFIL ZÁKAZNÍKA

Technopol Servis, a. s. patří do slovenské skupiny Technopol Holding, a. s. 
Společnost Technopol Servis, a. s. rozvíjí své podnikatelské aktivity v oblasti restauračních služeb, pronajímání kancelářských a jiných nebytových prostor, poskytování jednacích a kongresových prostor a restauračního servisu včetně kompletního portfolia souvisejících služeb, a to jak pro společnosti holdingu, tak pro širokou zákaznickou veřejnost.

Pro tyto své aktivity disponuje moderním kongresovým centrem s kapacitou hlavního sálu 360 míst a možností dalšího flexibilního uspořádání. Restauračními prostory s kapacitou 140 míst, čtyřmi luxusní salónky, denním barem a samoobslužnou restaurací s kapacitou 150 míst. Ročně zajišťuje kolem pěti set akcí.

Kancelářské prostory jsou umístěny ve výškové 21 podlažní budově obchodního centra a mají celkovou rozlohu cca 6400m2. Součástí objektu jsou garáže a parkoviště.

PROBLÉM ŘEŠENÍ

Společnost Technopol Servis, a. s. zajišťuje pronájmy kancelářských prostor o celkové rozloze cca 6400m2, pronájmy parkovacích stání, pronájmy prostor Kongresového centra a poskytování doprovodných služeb. Vysoký standard prováděných činností vyžaduje zajištění vysoké úrovně jak provozně-technického stavu spravovaného nemovitého majetku, tak poskytovaných služeb. 

Původní systém byl postaven na několika lokálních evidencích údajů o nájmech, pasportizaci a údržbě nemovitého majetku nebo akcích pořádaných v kongresovém centru a podporovaných účelovými a vzájemně nepropojenými uživatelskými nástroji se silnou redundancí údajů. Výkresová dokumentace byla vedena výhradně v papírové formě. Přenos údajů mezi jednotlivými nástroji byl prováděn ručním přepisem.
Koncem roku 2003 se proto Technopol Servis rozhodl pro zásadní modernizaci svého informačního systému pro správu majetku. Důraz byl kladen zejména na podporu údržby budov a jejich technického a technologického vybavení včetně pasportizace, dále na podporu pronájmu prostor a ploch včetně zabezpečení doprovodných služeb a na podporu pro zajišťování akcí pořádaných v kongresovém centru.

CÍLE

• integrace údajové základny

• operativní přístup k údajové základně

• efektivní kooperace jednotlivých odborů

• implementace jednotných postupů

ŘEŠENÍ

Po zvážení všech aspektů si Technopol Servis vybral modulární řešení společnosti HSI, spol. s r. o. pro správu majetku AMI. Při výběru byly definovány moduly pokrývající danou problematiku. Nově byl pro potřeby Technopol Servis vyvinut modul Rezervační systém.

Nasazením systému AMI uživatel získá komplexní přehled o konstrukčním provedení a technickém stavu staveb, o vedení sítí a rozvodů v objektech a jejich technických parametrech, o bezpečnostních opatřeních v objektech, o všech instalovaných zařízeních a technologiích, o vybavenosti všech prostor a dále operativní přístup k technické a revizní dokumentaci vztahující se k aktuálně zpřístupněným objektům v systému.
Pomocí nástrojů systému uživatel sleduje termíny pro pravidelnou údržbu objektů a zařízení v souladu s technickými požadavky nebo obecně závaznou legislativou. Specifikaci dopadu plánovaných odstávek a náhlých havárií a identifikaci a informovanost dotčených subjektů umožní uživateli analytické nástroje systému.

Systém umožní uživateli zobrazení přehledů probíhajících údržbových aktivit, délku jejich trvání, nasazené zdroje a spotřebu materiálu. Rovněž umožní zobrazit přehled výše a struktury nákladů na jednotlivé údržbové aktivity a pomocí funkcí systému může náklady dále přeúčtovávat a dále rozúčtovávat vůči třetím subjektům. Analýzou provedených zásahů získává uživatel informace pro efektivnější plánování údržby a zdrojů.
Zajištění maximální obsazenosti kanceláří je jedním z klíčových úkolů, které Technopol Servis musí naplňovat. Pomocí funkcí systému může uživatel sestavovat nabídky na pronájem kanceláří, které obsahují dispozice prostor a nabídku průvodních služeb. Systém uživateli poskytuje funkce, pomocí kterých efektivně zajistí průběh a koordinaci přípravy prostor podle požadavků nájemce.

Významnou součástí aktivit Technopol Servis je pronájem prostor Kongresového centra pro pořádání akcí a zajišťování doprovodných služeb. Uživatel eviduje v systému veškeré akce a rozsah přiřazených doprovodných služeb. Funkce systému upozorňují na kolize termínů při plánování akcí a termíny plnění požadavků v průběhu přípravy akcí. Uživatel si může zobrazit stav akcí ve zvoleném období a generovat tiskové výstupy. Veškeré údaje jsou systémem spravovány centrálně a systém umožňuje uživateli jejich jednoduchou a rychlou dostupnost. S využitím systémových nástrojů si uživatel může vygenerovat požadované výstupy. 

POUŽITÉ SW PLATFORMY

• GeoMedia Professional

• GeoMedia WebMap

• Microsoft SQL (db)

• OS Serveru – Win2000 Server

• OS Klientů Win98 - Win XP

PROČ HSI?

„Systém správy majetku AMI je schopný ľahko sa prispôsobiť reálne prebiehajúcim procesom v Technopol Servise, takže umožňuje zamestnancom spoločnosti pracovať v známom prostredí s rozšírenými možnosťami. Jeho používaním sa navyše sprehľadnila aktuálna situácia v oblasti údržby a prenájmov priestorov a zautomatizovalo sa vykonávanie niektorých činností s tým spojených.“

Ing. Andrea Piterková
obchodní ředitelka
Technopol Servis, a. s.

Stáhnout v PDF