HSI, spol. s r. o. Praha - JISTOTA A KVALITA IT ŘEŠENÍ

Implementace informačního systému AMI Pasport na podporu facility managementu ve skupině Czech Coal

Případová studie

PROFIL ZÁKAZNÍKA

Skupina Czech Coal vznikla v roce 2005, kdy investoři odkoupili od původního vlastníka energetická aktiva, která mj. zahrnovala i bývalou Mosteckou uhelnou společnost (MUS), skupinu s největšími uhelnými zásobami v ČR, a společnost Czech Coal a. s., držitele licence k obchodování s elektrickou energií od roku 2002.
V roce 2008 se skupina Czech Coal zařadila mezi 5 největších dodavatelů elektrické energie a procházela zásadní interní organizační změnou bývalé Mostecké uhelné a. s.
V souladu s rozhodnutím valné hromady akcionářů společnosti vznikly v říjnu 2008 odštěpením části majetku společnosti dvě nové nástupnické společnosti, Vršanská uhelná a. s.(VUAS) a Litvínovská uhelná a. s. (LUAS). Zároveň s jejich vznikem dochází ke změně podnikatelského zaměření a ke změně názvu obchodní firmy z tehdejší Mostecké uhelné a. s. na Czech Coal Services a. s. Tato společnost zajišťuje pro nově vzniklé nástupnické společnosti (VUAS a LUAS) řadu sdílených služeb a také řídí a spravuje všechny dceřiné společnosti.

PROBLÉM ŘEŠENÍ

Skupina zaměstnává více než 6 tisíc pracovníků. Nemovitý majetek, pro který je projekt správy majetku realizován, je na rozloze více než 55 km2 a čítá okolo 900 budov.
V souvislosti s organizační změnou vyvstala potřeba evidence vztahů vyplývajících z existence rozdílů mezi vlastníkem budovy, nájemcem, správcem a skutečným uživatelem prostor.
Proto se skupina Czech Coal rozhodla pro sloučení lokálních evidencí o majetku všech tří společností. Specifičností projektu je využití evidencí při strategickém plánování prodeje nepotřebných budov a pozemků a naopak zakoupení budov a pozemků v oblastech zájmu.
Hlavním pilířem společnosti z datového hlediska je již dříve implementovaný systém GIS od společnosti HSI a velké množství odborných pracovníků ovládajících problematiku GIS.
Servisní služby jsou vyžadovány i v oblasti údržby majetku, proto byl systém implementován i s ohledem na pasportizaci budov s cílem budoucího nasazení systému v oblasti podpory údržby budov a běžného technologického vybavení.

CÍLE ŘEŠENÍ

• integrace údajové základny
• analýza údajů o majetku z různých datových zdrojů
• využití dat ze stávajícího systému GIS
• operativní přístup k údajové základně

POPIS ŘEŠENÍ

Skupina Czech Coal se po zvážení všech aspektů rozhodla pro implementaci systému pro podporu facility managementu AMI. Ve skupině je od roku 2003 provozován Geografický informační systém (GIS). Tento systém, také od společnosti HSI, velmi úzce spolupracuje se systémem AMI. Kompatibilitou obou systému je zabezpečeno bezproblémové vzájemné využívání dat uložených v obou systémech.
Ve skupině byla nasazena standardní implementační varianta AMI Pasport rozšířená o evidenci nájmů a obsazenosti jednotlivých prostor.
Systém je připraven na využití komponent dalších implementačních variant moduly údržby, rezervací a nájmů.
Pro zdárné nasazení systému IS AMI Pasport byla vytvořena osmičlenná pracovní skupina složená ze zástupců pro správu majetku na Czech Coal, LUAS, VUAS, Czech Coal Services, zástupce IT podpory systému AMI a zástupce pro administraci dat, která ve spolupráci s firmou HSI provedla analýzu datových zdrojů, jež existují ve skupině s cílem zamezit duplicitnímu plnění těchto lokálních zdrojů dat a tím i případným chybám a rozdílům. Identifikované datové zdroje pro první naplnění systému byly dány jak externími zdroji jako jsou např. katastr nemovitostí, tak i interními zdroji dat společnosti jako např. SAP, GIS, daňová evidence budov a pozemků, nájemní smlouvy, pasporty budov, atd. Soustředění a utřídění informací o majetku nově vzniklých společností je prvním předpokladem pro zdárné splnění jednoho z hlavních cílů projektu - provádění analýz nad grafickými i popisnými daty. Analýzy budou dále plně využity v oblasti strategického nakládání s majetkem včetně vytvoření nástroje pro efektivní správu nemovitého majetku a optimalizaci provozních nákladů ve vztahu k nemovitému majetku.
Tato možnost je dána vlastností systému AMI, který umožňuje libovolnou kombinaci různých datových zdrojů s cílem zobrazit informace v podobě, v jaké je uživatel potřebuje, bez ohledu na způsob jejich uložení.
Systém AMI v implementované nejnovější verzi administrátorovi systému umožňuje libovolné úpravy uživatelského rozhraní s cílem co nejvíce zpřístupnit dostupná data podle nastavených přístupových práv. V průběhu realizace byly vytvořeny šablony typových úloh pro další snadné přizpůsobení dle požadavků koncových uživatelů.
Zajištění maximální informovanosti o obsazenosti prostor je dalším z klíčových úkolů, které vznikly rozdělením společnosti. Pomocí funkcí systému může uživatel zobrazovat informace o vzájemných pohledávkách vyplývajících ze vztahů mezi vlastníky a uživateli prostor. Systém může předávat informace dále pro další přeúčtování jednotlivých nákladů.
Systém umožní uživateli zobrazení požadovaných přehledů o majetku ve vztahu ke katastru nemovitostí, datům SAPu, využití majetku, pojištění a dalších.
Veškeré údaje jsou systémem spravovány centrálně s využitím externích dat, což umožňuje uživateli jejich jednoduchou a rychlou dostupnost. S využitím nástrojů systému si uživatel může vygenerovat požadované výstupy podle své momentální potřeby.

Zobrazení informací z různých datových zdrojů (Pasport staveb, KN, SAP, Nájemní smlouvy) a propojení systému AMI na aplikaci Nahlížení do katastru.

PROČ HSI?

Skupina Czech Coal prošla v roce 2008 zásadní změnou definovanou procesem Spin-off, kdy nové firmy vznikly odštěpením od Mostecké uhelné společnosti. Následně využívají hmotný i nehmotný majetek původního právního subjektu k zahájení svého podnikání. Pro rok 2009 byly v rámci business plánu stanoveny priority akcionáře: nákladová optimalizace v rámci skupiny, implementace nového způsobu řízení po Spin-off, optimalizace aktiv a minimalizace nákladů, vertikální integrace. Proto byl na základě potřeb akcionáře stanoven cíl vytvořit a provozovat systém pro zmapování stavu majetku a pro vytváření strategií nakládání s majetkem. Za tímto účelem byl schválen informační systém AMI od firmy HSI.
Cílem projektu bylo soustředit a utřídit informace o majetku nově vzniklých společností, umožnit provádění alternativních analýz v oblasti strategického nakládání s tímto majetkem a vytvořit nástroj pro efektivní správu nemovitého majetku a pro optimalizaci provozních nákladů ve vztahu k nemovitému majetku.
IS AMI-Pasport bude provozován paralelně se systémem GIS, který je v provozu již od roku 2003, a jež také realizovala firma HSI. Výhodou je, že oba systémy využívají stejné základní programové prostředí a také společně sdílí data.
Již nyní, krátce po implementaci systému, se nově vytvořené informace, které vznikají na základě vazeb mezi dřívějšími individuálními evidencemi, intenzivně ve skupině využívají.

Ing. Vladimíra Nechvátalová
Project Specialist
Czech Coal a. s.

Stáhnout v PDF