Implementace systému AMI pro správu majetku na Univerzitě Pardubice

Společnost HSI na Univerzitě Pardubice nasadila systém AMI, čímž došlo ke zkvalitnění informační podpory procesů správy majetku. Systém je začleněn do univerzitního informačního prostředí a slouží managementu univerzity jako nástroj pro poskytování informací potřebných k efektivnímu řízení.​

 


„Po důkladném průzkumu trhu v oblasti aplikací určených pro správu majetku byla vybrána aplikace AMI firmy HSI, která svou funkčností, technologií i cenou nejlépe vyhovovala zadávacím požadavkům. Naše volba se ukázala jako správná, implementace ze strany dodavatelské firmy probíhala profesionálně s cílem co nejlépe

vystihnout naše potřeby. Ve spolupráci s odborníky z firmy HSI byla provedena důkladná analýza procesů spojených se správou budov, údržbou, nájmy. Důraz byl kladen na integraci AMI s dalšími aplikacemi, čímž se podařilo vytvořit důležitý nástroj pro poskytování informací sloužících managementu Univerzity Pardubice k efektivnímu řízení.“

Ing. Olga Klápšťová,
Ředitelka Centra informačních technologií a služeb

Hlavní přínosy řešení

  • Zefektivnění práce s majetkem univerzity
  • Snížení nákladů na správu budov, vybavení a zařízení
  • Zlepšení řízení univerzity díky konsolidaci údajů o majetku
  • Prokazatelnost a zpětná dohledatelnost využití finančních a hmotných prostředků směřujících do správy budov
  • Optimalizace nákladů na údržbu

 

CHARAKTERISTIKA ZÁKAZNÍKA

Univerzita Pardubice navazuje na více než šedesátiletou tradici vysokého školství ve městě. Byla založena jako Vysoká škola chemická v Pardubicích. Po roce 1990 se z jednofakultní školy stala instituce poskytující vysokoškolské vzdělání univerzitního typu a v současnosti na ní studuje více než osm tisíc studentů.

Výchozí situace

Velký rozvoj univerzity v posledních letech sebou přinesl i potřebu efektivní správy nemovitostí a infrastruktury. Univerzita spravuje několik areálů a mnoho budov různého stáří. Navíc univerzitní prostředí sebou přináší mnoho specifik daných způsobem organizace s typickou decentralizací a potřebou reagovat na neustálé změny vyvolávané nejen růstem celé školy, ale i potřebou reagovat na rozvoj jednotlivých oborů a změny ve výuce. Náklady na správu budov, vybavení a zařízení v majetku univerzity jsou tak významným parametrem ovlivňujícím finanční hospodaření této instituce. Základem byl požadavek na zajištění úplných a aktuálních údajů o nemovitém a vybraném dlouhodobém majetku a následně jejich zpřístupnění všem oprávněným zaměstnancům univerzity, kteří je pro svoji činnost potřebují.

Výsledek PROJEKTU

Výsledkem je jednotný zdroj platných údajů o majetku a podchycení veškeré dokumentace (technické, legislativní, provozní) do jednoho transparentního prostředí. Je zajištěn operativní přístup k potřebným údajům a jsou upřesněny jednoznačné zodpovědnosti za jednotlivé okruhy dat i za svěřený majetek. Zkvalitnila se informační podpora procesů správy majetku, tedy údržby majetku a pronájmů. Došlo k provázání nově zaváděného systému s dalšími vnitropodnikovými systémy a jeho začlenění do univerzitního informačního portálu.


Naše ŘEŠENÍ

Projekt byl zahájen realizací modulu AMI - Pasport. Velká pozornost byla věnována důslednému založení pasportu budov, převodu všech dostupných pasportizačních evidencí a postupnému zahájení aktualizace pasportizačních dat v novém systému, včetně tvorby grafických dat o budovách.

Data vznikala digitalizací papírových výkresů a jejich následnou vektorizací a transformací do geodetických souřadnic. Dalšími nástroji byla pak grafická data propojována s naplněnými popisnými pasportizačními daty. Následoval proces plnění a aktualizace datové základny pasportu.

Od začátku byl kladen velký důraz na začlenění systému AMI do univerzitního informačního prostředí a jeho vazbu na ekonomický informační systém iFIS. Datové propojení obou systémů je účelné jednak z hlediska kontroly správnosti a konzistence dat, ale také jako zdroj dat pro vizualizaci vybraných ekonomických jevů v grafické části systému AMI např. sledování zůstatkové hodnoty investic, které jsou evidovány v objektu, na nákladovém středisku. Informace o majetku vedené v ekonomickém systému a v AMI nejsou vedeny duplicitně, ale navzájem se doplňují, neboť jsou vedeny z pohledu odlišných potřeb různých útvarů, příp. nutnosti splnění různých legislativních požadavků.

Dále dochází k propojení se systémem studijní agendy (STAG), Centrálním registrem osob, či výměně dat s manažerským informačním systémem VERSO. Pozornost je věnována důslednému sdílených číselníků se všemi zmíněnými systémy, což je žádoucí z důvodu zabránění duplikací a redundancí dat.

Pro evidenci údržbových prací a lepší přehlednost prováděných činností a nákladů, se spouští modul AMI – Údržba, který zahrnuje evidenci požadavků a celý proces jejich řešení včetně zasílání notifikací. Umožňuje definici SLA a sledování KPI, tedy sledování kvality a doby řešení požadavků.


ZÁKLADNÍ INFORMACE O PROJEKTU