Implementace systému AMI ve Východoslovenské energetice Holding a.s.

Společnost Východoslovenská energetika Holding a.s. implementovala řešení AMI pro správu majetku a získala tak komplexní přehled o svých budovách a areálech včetně významného snížení nákladů na jejich správu. Díky AMI dokáže efektivně řídit procesy údržby i oprav a má aktuální přehled o kvalitě řešení jednotlivých požadavků.   

 

„Implementácia Space managementu nám výrazne zjednodušila evidenciu údajov o všetkých spravovaných nehnuteľnostiach, zjednodušila reporting využiatia plôch pre naše kontrolingové oddelenie a hlavne umožnila sprístupniť presne definované reporty pre jednotlivé oddelenia „just in time“ bez potreby komunikácie s našim oddelením. Výrazne zjednodušila a sprehľadnila umiestnenie našich zamestnancov (1600) pre všetkých manažérov, ktorí to požadovali a opäť bez potreby kontaktovania nášho oddelenia. V rámci prehľadnosti nákladovosti a zeefektívnenia poskytovaných služeb nám Space Management poskytuje veľmi dobré podklady pre rozhodovanie, analýzu a následný nákup jednotlivých služieb od dodávateľov. Konkrétne rozdeleni plôch v rámci upratovania nám pri komunikácii s dodávateľom uľahčuje definovanie rozsahu a presnú špecifikáciu miestností, ktoré majú byť ako upratované (just in time), čo vedie k výraznemu zefektívneniu nákladov na upratovanie.

Modul Rezervácie sme sprístupnili pre všetkých zamestnancov spoločnosti, a práve vďaka veľmi prístupnému riešeniu a skutočne veľmi intuitivnému zadávaniu rezervácií, sme tento modul implementovali s minimálními potiažami. Naši zamestnanci si veľmi rýchlo (cca 2 týždne) na tento systém zvykli a v dnešnej dobe (cca 5 mesiacov po nasadení) ho využívajú bez akýchkoľvek potiaží. Modul Helpdesk nám výrazne zjednodušil prehľad nákladov potrebných na údržbu nehnuteľností, vďaka reportom nám uľahčuje analýzu a ďalšie rozhodovanie pri správe budov.

Vysoko oceňujeme prístup společnosti HSI, komunikáciu a ústretovosť pri  implementácii celého systému v našej společnosti, aj napriek značnej vzdialenosti medzi Prahou a Košicami .“

Ing. Karolína Petrvalská,
vedúci oddelenia Prevádzka a údržba nehnuteľností

HLAVNÍ PŘÍNOSY ŘEŠENÍ

  • Úspora nákladů na správu budov a nemovitostí
  • Komplexní přehled o spravovaných budovách a areálech díky grafickému zobrazení
  • Rychlejší zpracování analýz využití a nákladovosti jednotlivých prostor
  • Zefektivnění procesů údržby a řešení požadavků na opravy
  • Aktuální přehled o stavu, termínech a kvalitě řešení jednotlivých požadavků
  • Zvýšení využití zasedacích místností a snížení nákladů na jejich provoz

 


Charakteristika zákazníka

Východoslovenská energetika Holding a.s. (VSE H) je energetická společnost, která poskytuje komplexní služby spojené s odběrem elektřiny. Předmětem činnosti VSE H je nákup elektřiny od výrobců a její prodej přibližně 500 tisícům zákazníků. Prostřednictvím Smluv o sdružené dodávce elektřiny zabezpečuje odběratelům komplexní sužby v oblasti prodeje i distribuce elektřiny. Od roku 2003 je součástí energetického koncernu RWE.

Výchozí situace

Zákazník poptával standardní řešení pro správu majetku s minimem úprav a customizačních prací. Důležitým požadavkem bylo minimalizovat implementační náklady, využít stávající CAD dokumentaci budov a excelovské evidence, které byly již tak rozsáhlé, že bylo velmi obtížné zajistit jejich aktualizaci stávajícím způsobem. Další potřebou bylo on-line předávání informací do SAPu a zajištění integrity dat mezi systémem pro správu majetku a SAPem bez nutnosti jejich duplicitní evidence a přepisování. Zákazník požadoval také nahradit stávající nástroj pro evidenci a řešení požadavků na údržbu, protože nevystihoval zcela jeho procesy a zpracování jednotlivých požadavků i jejich řízení bylo složité a zbytečně zatěžovalo pracovníky správy nemovitostí.

VÝSLEDEK PROJEKTU

Výsledkem implementace řešení je kompletní dokumentace budov, místností a společných zařízení, která jsou prezentována i v grafické podobě tzv. floorplánů. Právě grafická prezentace významným způsobem usnadňuje orientaci a zobrazuje souvislosti, které z textové či tabulkové prezentace nejsou na první pohled zřejmé. Bylo optimalizováno vytížení jednotlivých zasedacích místností, minimalizovali se konfliktní situace při rezervacích místností a lze automaticky počítat náklady na provoz.


NAŠE ŘEŠENÍ

Základem řešení je oblast Space managementu, tedy evidence budov a jednotlivých prostor VSE se zaměřením na sledování obsazenosti jednotlivých prostor a interní přeúčtování nákladů. Tuto oblast pokrývá řešení AMI (Asset Management Information) a moduly Budovy, Areály a Osoby a zaměstnanci. V rámci řešení se využívají reporty pro podporu tzv. SLA – tedy sledování kvality a nákladovosti služeb. 

Nejdůležitější součástí správně fungujícího systému jsou kvalitní data, a proto byl nejdříve realizován import dat z výkresové dokumentace jednotlivých budov a jejich vnitřních prostor ve formátu AutoCADu, kterou VSE H disponovalo. Konkrétně se jednalo o dočištění, zaplochování  a import do databáze, kde se tato data pak napojovala na ostatní údaje importované většinou z excelovských tabulek.

Další doplňování a čištění datové základny pak už probíhalo přímo v prostředí systému AMI, který pro tento typ činnosti poskytuje efektivní nástroje. V rámci Space managmentu byly řešeny i informace o areálech, které jsou potřebné pro řízení a správu činností souvisejících s venkovní údržbou, jako je např. správa parkovacích ploch nebo zajištění údržby zeleně.

Významnou součástí řešení je implementace rozhraní na SAP. V systému SAP se primárně udržují data o organizační struktuře, nákladových střediscích, jednotlivých zaměstnancích apod. Tyto informace jsou pak využívány a zpracovány v systému AMI např. v úloze alokace zaměstnanců do místností nebo při zpracování analýz využití a nákladovosti jednotlivých prostor. Systém AMI rovněž poskytuje informace zpětně do SAPu a to formou účelových reportů.

Byl implementován modul pro řešení požadavků na HelpDesk. Modul poskytuje základní podporu procesům spojených se správou budov a nemovitostí a představuje jednotné místo, prostřednictvím kterého mohou zaměstnanci hlásit poruchy a závady, a žádat o jejich odstranění. Součástí je i podpora pro sledování termínů a kvality řešení jednotlivých požadavků, nástroje pro plánování a reporting o kvalitě a termínech. Samozřejmostí jsou notifikace upozorňující pracovníky na nové úkoly nebo informující žadatele o stavu realizace jeho požadavku.

Dále byl nasazen modul Rezervace, který řeší využívání zasedacích místností včetně řízení interních nákladů na jejich pronájem a související služby jako např. catering. Součástí řešení je i integrace na aplikaci Microsoft Outlook, kam jsou údaje o jednotlivých rezervacích automatizovaně zasílány.


ZÁKLADNÍ INFORMACE O PROJEKTU