HSI, spol. s r. o. Praha - JISTOTA A KVALITA IT ŘEŠENÍ

Implementace systému AMI v Univerzitě Pardubice

Případová studie

PROFIL ZÁKAZNÍKA

Univerzita Pardubice navazuje na více než padesátiletou tradici vysokého školství ve městě. Byla založena jako Vysoká škola chemická v Pardubicích. Po roce 1990 se z jednofakultní školy chemického zaměření stala instituce poskytující vysokoškolské vzdělání univerzitního typu a v současnosti na ní studuje více jak sedm tisíc studentů. Velký rozvoj v posledních letech sebou přinesl i potřebu efektivní správy nemovitostí a infrastruktury. 

Univerzita spravuje několik areálů a mnoho budov různého stáří a původně sloužících různým účelům. Navíc univerzitní prostředí sebou přináší mnoho specifik daných způsobem organizace s typickou decentralizací a potřebou reagovat na neustálé změny vyvolávané nejen velkým růstem celé školy, ale i potřebou reagovat na rozvoj jednotlivých oborů a změny ve výuce.

PROBLÉM ŘEŠENÍ

Náklady na správu budov, vybavení a zařízení v majetku univerzity jsou významným parametrem ovlivňujícím finanční hospodaření této instituce. Základem je požadavek na zajištění úplných a aktuálních údajů o nemovitém a dalším vybraném dlouhodobém majetku (především o vybavení a zařízení budov) a následně jejich zpřístupnění všem oprávněným zaměstnancům univerzity, kteří je pro svoji činnost potřebují. Od začátku projektu kladla Univerzita Pardubice důraz na provázání nově zaváděného systému s dalšími vnitropodnikovými systémy a začlenění AMI do univerzitního informačního portálu.

CÍLE

• vytvoření jednotného zdroje platných údajů (zamezení duplicitám, protichůdným informacím atd.), podchycení veškeré dokumentace (technické, legislativní, provozní) do jednoho transparentního prostředí
• zajištění operativního přístupu k potřebným údajům
• upřesnění jednoznačné zodpovědnosti za jednotlivé okruhy dat i za svěřený majetek
• prokazatelnost a zpětná dohledatelnost využití finančních a hmotných prostředků směřujících do správy budov
• zajištění vazeb na provozované systémy (iFIS, STAG, VERSO, …)
• informační podpora procesů správy majetku, tedy údržby majetku a pronájmů

POPIS ŘEŠENÍ

Projekt byl zahájen realizací modulů AMI-Pasport staveb, AMI-Areály a pozemky a AMI-Majetkoprávní vztahy. Velká pozornost byla věnována důslednému založení pasportu budov, převodu všech dostupných pasportizačních evidencí a postupnému zahájení aktualizace pasportizačních dat v novém systému, včetně tvorby grafických dat o budovách. Data vznikají digitalizací papírových výkresů a jejich následnou vektorizací a transformací do geodetických souřadnic. Dalšími nástroji jsou pak grafická data propojována s naplněnými popisnými pasportizačními daty. Proces plnění a aktualizace datové základny pasportu staveb, stejně jako modulu Areály a pozemky pokračuje i nadále, paralelně s realizací dalších etap projektu. 

Od začátku byl kladen velký důraz na začlenění systému AMI do univerzitního informačního prostředí. Primární vazbou z hlediska majetku univerzity je relace na ekonomický informační systém Univerzity Pardubice - systém iFIS. Datové propojení obou systémů je účelné jednak z hlediska kontroly správnosti a konzistence dat, ale také jako zdroj dat pro vizualizaci vybraných ekonomických jevů v grafické části systému AMI (např. sledování celkových odpisů na budovu, areál, nebo sledování zůstatkové hodnoty investic, které jsou evidovány v objektu, na nákladovém středisku apod.). Informace o majetku vedené v ekonomickém systému a v AMI nejsou vedeny duplicitně, ale navzájem se doplňují, neboť jsou vedeny z pohledu odlišných potřeb různých útvarů, příp. nutnosti splnění různých legislativních požadavků. 

Dále je v řešení propojení se systémem studijní agendy (STAG), Centrálním registrem osob a v dalším kroku pak výměna dat s manažerským informačním systémem VERSO. Pozornost je věnována důslednému sdílených číselníků se všemi zmíněnými systémy, což je žádoucí z důvodu zabránění duplikací a redundancí dat. Připravuje se nasazení dalších modulů AMI, které podporují procesy správy majetku nad pasportizačními daty a daty areálů, tedy údržba majetku, pronájmy, lokalizace osob a dále bude rozvíjena oblast využívání vznikajících grafických dat (modul AMI-Využití prostor), formou prezentovaných tematických okruhů (rozmístění útvarů, plošné výměry atd.).

POUŽITÉ SW PLATFORMY

• AMI
• GeoMedia
• GeoMedia Web Map
• Oracle (db)
• OS Serveru: Win2000 Server
• OS Klientů: Win 98 - Win XP

PROČ HSI?

"Po důkladném průzkumu trhu v oblasti aplikací určených pro správu majetku byla vybrána aplikace AMI firmy HSI, která svou funkčností, technologií i cenou nejlépe vyhovovala zadávacím požadavkům. Naše volba se ukázala jako správná, implementace ze strany dodavatelské firmy probíhala profesionálně s cílem co nejlépe vystihnout naše potřeby. Zavádění informačního systému určeného na správu areálů a majetku klade nároky i na zákazníka, který je nucen připravit si projektovou dokumentaci, číselníky areálů, budov, místností, atd. a určit priority v této oblasti. Ve spolupráci s odborníky z firmy HSI byla provedena důkladná analýza procesů spojených se správou budov, údržbou, nájmy. Důraz byl kladen na integraci AMI s dalšími aplikacemi, čímž se podařilo vytvořit důležitý nástroj pro poskytování informací sloužících managementu Univerzity Pardubice k efektivnímu řízení."

Ing. Olga Klápšťová
ředitelka Informačního centra
Univerzita Pardubice